Procédure visant la soumission de la demande d’exercice des droits du sujet concernant ses données personnelles et la suppression du compte utilisateur
1. DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Les présentes règles internes et procédures relatives aux mesures techniques et organisationnelles, prises pour le traitement et la satisfaction des demandes d’exercice des droits des sujets concernant les données personnelles, ainsi que pour la suppression des comptes utilisateur, nommées en bref « La Procédure », régissent l’organisation du traitement des demandes d’exercice des droits en matière de données personnelles des utilisateurs de CASUALINO SA et particulièrement de la plateforme/service « VIP Games ».
La Procédure indique la démarche à suivre pour soumettre des demandes aux sujets de données personnelles auprès de l’administrateur concernant leurs droits individuels en vertu du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et le droit de suppression du compte utilisateur, ainsi que les obligations de l’administrateur et des sous-traitants autorisés à traiter ces requêtes.
L’objectif de la Procédure de traitement des demandes liées à l’exercice des droits individuels des sujets concernant les données personnelles et à la suppression des comptes utilisateurs dans VIP Games, consiste à fournir aux utilisateurs un processus clair de soumission de demandes pour la réalisation des droits individuels en vertu du RGPD, y compris le retrait du consentement, tout en garantissant la protection des intérêts des utilisateurs de la plateforme, des intérêts de l’administrateur et la protection maximale de la confidentialité, de l’intégrité et de la disponibilité des données personnelles.
En fonction de la situation respective, CASUALINO SA peut traiter les données en tant qu’administrateur ou sous-traitant.
Les règles sont élaborées conformément aux exigences du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 en liaison avec à la protection des personnes physiques en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel.
2. CONDITIONS D’EXERCICE DES DROITS
Les droits sont exercés à l’aide d’ une demande écrite adressée à l’administrateur, envoyée au courriel [email protected].
La déclaration comprend : le nom, les détails du profil d’utilisateur tels que : nom d’utilisateur,courriel et/ou numéro d’identification du compte sur le réseau social à partir duquel l’accès au service VIP Games est effectué, ainsi que d’autres données permettant d’identifier la personne physique concernée ; une description de la demande ; la date de soumission et l’adresse de correspondance.
CASUALINO SA traite les données personnelles conformément au Règlement général sur la protection des données, qui prévoit certaines limitations à l’exercice des droits des sujets de données. Même si la demande contient les informations nécessaires à son traitement, un obstacle légal pourrait surgir empêchant son exécution.
L’administrateur assiste à l’exercice des droits du sujet de données et ne refuse pas de prendre des mesures en cas de nécéssité, sauf s’il est incapable d’identifier le sujet de données.
Lorsque l’administrateur a des motifs raisonnables de douter de l’identité de la personne physique qui dépose une demande d’exercice des droits, l’administrateur peut exiger la fourniture d’informations supplémentaires pour confirmer son identité.
3. MODE DE PRÉSENTATION DE LA « DEMANDE D’EXERCICE DES DROITS DU SUJET DES DONNÉES PERSONNELLES »
Les personnes concernées peuvent soumettre une demande d’exercice des droits du sujet des données personnelles et de suppression du compte utilisateur de l’une des manières suivantes :
Les droits peuvent être exercés par la personne concernée par le biais d’une demande écrite adressée au courriel [email protected] en texte libre, contenant des informations suffisantes permettant à l’administrateur de les traiter.
Au cas où les coordonnées du demandeur ne seraient pas fournies ou bien si le demandeur n’envoie pas la demande depuis le courrier électronique associé au compte utilisateur respectif, et si des informations supplémentaires du sujet de données sont requises, la demande sera étudiée dès que le demandeur aura recontacté l’administrateur.
Lors de la présentation détaillée de la demande, le demandeur devrait préciser :
- les informations demandées;
- pour quelle raion des données personnelles devraient/pourraient être corrigées ou supprimées – à cet égard, l’administrateur peut demander des documents ou des informations supplémentaires;
- le format de fourniture des données personnelles en cas d’exercice du droit au transfert et le destinataire des données
- de préciser les actions respectives liées au traitement de vos données personnelles contre lesquelles vous vous opposez.
Une fois que nous aurons vérifié et justifié l’identité de la personne ayant soumis la demande et celle à laquelle les données se rapportent, nous effacerons toutes les données que nous traitons au sujet de cette personne, conformément à la Politique de confidentialité de l’administrateur.
4. OBLIGATION DE L’ADMINISTRATEUR DE TRAITER LES DEMANDES LIÉES À L’EXERCICE DES DROITS INDIVIDUELS
L’administrateur assiste à l’exercice des droits du sujet de données et ne refuse pas de prendre des mesures à leur égard, excepté en cas d’incapacité d’identifier le sujet de données.
Lorsque l’administrateur a des raisons fondées de douter de l’identité de l’utilisateur ayant soumis une demande d’exercice de droits, l’administrateur peut demander des informations supplémentaires pour constater et confirmer son identité.
L’administrateur fournit à la personne concernée des informations portant sur les mesures prises en liaison avec une demande d’exercice des droits, sans retard injustifié et en tout état de cause dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.
En cas de nécessité, ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires, compte tenu de la complexité et du nombre des demandes.
Des refus de prises de mesures au sujet de la demande sont admissibles en cas de demandes manifestement non fondées ou excessives.
5. COMMENT EXERCER VOS DROITS CONFORMÉMENT AU RGPD?
5.1. Exercice de vos droits
Vous pouvez exercer tous vos droits, notamment corriger, modifier ou supprimer vos informations. Si vous souhaitez exercer l’un des droits décrits dans cette section, tels que, consulter, supprimer ou modifier les informations que nous avons collectée à votre égard ou bien si vous avez des questions supplémentaires, veuillez nous envoyer un courriel à l’adresse [email protected]. Nous répondrons à votre demande dans le cadre de trente (30) jours.
5.2. Liste des droits selon le RGPD
5.2.1. Droit à l’information
Vous avez le droit d’être informé de la collecte et de l’utilisation de vos données personnelles. Si vous souhaitez consulter les données personnelles que nous avons enregistrées, envoyez-nous un courriel à l’adresse [email protected], avec sujet « Export de données ».
5.2.2. Droit d’accès
Vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles.
Vous pouvez accéder et mettre à jour certaines de vos informations via les paramètres, les réglages de votre profil. Si vous avez choisi de lier votre profil à un réseau social externe, tel que Facebook ou Google, vous pouvez modifier vos paramètres et révoquer les autorisations de l’application en modifiant les paramètres de votre profil.
5.2.3. Droit de rectification
Vous avez le droit de corriger ou de compléter des données personnelles inexactes.
Si vous ne pouvez pas modifier de telles informations personnelles via les paramètres de votre profil, envoyez-nous un courriel à l’adresse [email protected] avec sujet « Mise à jour de mes données ». Vous êtes responsable de la mise à jour de vos informations personnelles.
5.2.4. Droit à l’effacement
Vous avez le droit de demander la suppression de vos données personnelles. Ce droit est également connu sous le nom de « droit à l’oubli ». Ce droit n’est pas absolu et s’applique uniquement dans certaines circonstances.
Si vous souhaitez fermer votre profil et supprimer vos données personnelles, envoyez-nous un e-mail à l’adresse [email protected], avec sujet « Suppression du profil ». Veuillez ajouter, inclure les détails de votre profil tels que : nom d’utilisateur, adresse e-mail et/ou numéro d’identification du compte sur le réseau social à partir duquel vous accédez à nos services. Nous répondrons à votre demande dans le cadre de trente (30) jours.
5.2.5. Droit à la limitation du traitement
Vous avez le droit de demander une limitation ou une interdiction de l’utilisation de vos données personnelles. Ce droit n’est pas absolu et s’applique uniquement dans certaines circonstances. Lorsque le traitement est limité, nous sommes autorisés et pouvons stocker les données personnelles, mais nous ne pouvons pas les utiliser.
Si vous souhaitez ne plus recevoir de courriels promotionnels de notre part et de nos partenaires ou tiers, cliquez sur le lien « Se désabonner’’. Si vous souhaitez retirer votre consentement pour recevoir des offres personnalisées, vous pouvez le faire en modifiant les paramètres de votre profil. Si vous ne souhaitez pas recevoir de notifications, vous pouvez les désactiver depuis la page « Paramètres » de votre appareil mobile.
5.2.6. Droit au transfert des données
Vous avez le droit de recevoir et de réutiliser vos propres données personnelles pour vos propres besoins dans différents services. Ce droit est valable uniquement pour les informations que vous nous avez fournies.
Vous pouvez demander des copies de vos informations personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible.
5.2.7. Droit de contestation
Les personnes ont le droit de contester:
- le traitement fondé sur l’intérêt légitime ou l’exécution d’une tâche d’intérêt public / exercice de l’autorité officielle (y compris le profilage);
- le marketing direct (y compris le profilage);
- le traitement à des fins de recherche scientifique / historique ou statistique.
5.2.8. Droits liés à la prise de décision automatisée et au profilage
Si vous ne souhaitez pas faire l’objet de profilage, vous pouvez vous désinscrire via les paramètres de votre profil.
6. CONTACT AVEC UN REPRÉSENTANT DE CASUALINO SA
L’utilisateur doit nous contacter à l’adresse [email protected] en nous envoyant une demande officielle de suppression de son profil à partir de l’e-mail qu’il a utilisé pour s’inscrire sur la plateforme de VIP Games, en confirmant dans la même lettre le nom du profil qu’il souhaite supprimer. Si l’utilisateur n’a pas lié son compte à son propre email mais il a utilisé une autre méthode d’inscription, il doit ajouter un courriel comme moyen de connexion supplémentaire avec son compte afin que nous puissions utiliser ce courriel comme canal officiel de communication avec lui concernant ses données personnelles et ses demandes de suppression de compte. Après avoir ajouté un e-mail à son compte, il peut demander la suppression, l’exportation de données ou d’autres actions liées à ses données personnelles en nous écrivant à l’adresse e-mail [email protected] à partir de l’e-mail ajouté à son compte et en confirmant le nom d’utilisateur du compte à supprimer.
Lors de la réception d’une demande de suppression de compte à une autre e-mail, l’utilisateur est informé que seule une demande officielle de suppression de compte peut être acceptée à l’adresse [email protected], afin d’être transférée au département autorisé à traiter les données personnelles et à les supprimer. Si l’utilisateur n’envoie pas d’e-mail à [email protected] avec les données nécessaires pour confirmer son compte, sa demande n’est pas considérée comme reçue et ne peut pas être traitée.
7. AUTHENTIFICATION DE LA PROPRIÉTÉ DU COMPTE UTILISATEUR
Pour authentifier, constater la propriété du compte, l’utilisateur doit confirmer les informations de son enregistrement. Ces informations sont nécessaires à notre équipe afin d’ écarter les possibilités de différents types d’abus concernant les demandes de suppression d’un compte n’appartenant pas à la personne souhaitant la suppression. De tels abus peuvent être détectés en cas de compte piraté ou cédé à un tiers, ainsi qu’en cas d’informations erronées sur le nom du compte.
7.1. Inscription par e-mail
L’utilisateur doit confirmer l’adresse e-mail utilisée pour l’inscription de son compte en nous contactant depuis cette même adresse e-mail. La demande ne sera pas acceptée si l’utilisateur nous contacte depuis une adresse e-mail différente de celle utilisée pour l’inscription.
7.2. Inscription avec un compte Facebook, Google, Twitter
Au cas où l’utilisateur aurait ajouté une méthode de connexion par e-mail au même compte d’inscription, la procédure décrite ci-dessus se rapportant à l’inscription par e-mail s’applique.
Si l’utilisateur n’a pas lié son compte à un e-mail mais que son compte ne présente qu’un compte Facebook, Google ou Twitter comme méthode d’inscription, il doit ajouter une adresse e-mail comme moyen de connexion supplémentaire à son compte afin que nous puissions utiliser cette adresse e-mail comme canal de communication officiel avec lui. Après avoir ajouté une adresse e-mail à son compte, il peut demander la suppression, l’exportation de données ou d’autres actions liées à ses données personnelles en suivant la procédure décrite pour l’inscription par e-mail.
7.3. Compte de visiteur mobile
Si l’utilisateur a ajouté une méthode de connexion par e-mail à un compte créé en tant que compte de visiteur mobile, la procédure décrite pour l’inscription par e-mail s’applique.
Si l’utilisateur n’a pas lié son compte à une adresse e-mail et que son compte est enregistré uniquement en tant que compte invité mobile, il doit ajouter une adresse e-mail comme moyen de connexion supplémentaire à son compte afin que nous puissions utiliser cette adresse e-mail comme canal de communication officiel avec lui et comme moyen de confirmation de la propriété du compte. Après avoir ajouté une adresse e-mail à son compte, il peut demander la suppression, l’exportation de données ou d’autres actions liées à ses données personnelles conformément à la procédure décrite pour l’inscription par e-mail.
Toute correspondance officielle concernant l’exercice des droits relatifs aux données personnelles, la confirmation ou le refus de suppression du profil du joueur, ne peut être menée que par e-mail, présent dans le compte de l’utilisateur dans le but de son identification.
Nous nous réservons le droit, à notre appréciation, de contacter l’utilisateur supplémentairement via le système de gestion des comptes utilisateur interne de la plateforme de VIP Games afin d’obtenir des informations supplémentaires ou de confirmer la demande de suppression, mais cela n’annule pas l’obligation d’écrire uniquement depuis l’e-mail d’inscription pour envoyer, confirmer ou rejeter une demande d’action se rapportant aux données personnelles de l’utilisateur.
8. ENREGISTREMENT D’UNE DEMANDE VALABLE
Après la confirmation de toutes les informations nécessaires pour la suppression du compte par e-mail à l’adresse [email protected] par l’utilisateur, la demande est considérée comme officiellement reçue et acceptée pour effectuer le traitement. L’utilisateur reçoit un e-mail l’informant que sa demande a été reçue et transmise à l’équipe autorisée à traiter les données personnelles et sera traitée dans un délai de 30 jours calendaires.
9. DÉLAIS
Le délai prévu pour le traitement d’une demande de suppression de compte est 30 jours calendaires à compter de la date de réception de la confirmation de notre part. Avant de procéder à la suppression du compte, un membre du département autorisé à traiter les données personnelles vérifie minutieusement toutes les informations fournies par l’utilisateur ainsi que son activité la plus récente sur la plateforme VIP Games.
Lorsqu’il existe des données récentes concernant l’activité, telles que des parties jouées, des tentatives d’achat réussies ou non depuis la boutique de la plateforme, ou tout autre type d’activité confirmant l’utilisation du compte après l’envoi de la demande, un membre de notre équipe peut demander une confirmation supplémentaire pour la suppression du compte, car l’utilisateur pourrait avoir changé d’avis et ne plus souhaiter sa suppression.
10. RAISONS POUR UNE PROLONGATION DU DÉLAI
Les raisons qui pourraient entraîner une prolongation du délai de suppression du compte sont les suivantes :
- Activité récente liée à des changements effectués dans le profil du joueur – téléchargement de photos, changement de statut, modification du nom d’utilisateur ;
- Parties jouées après la réception de la demande ;
- Tentatives d’achat ou achats réussis faits depuis la boutique de la plateforme ;
- Absence de réponse ou réponse retardée à une demande liée à la clarification, la vérification de l’identité de l’utilisateur ou aux conditions de la demande d’exercice des droits.
11. PROCÉDURE DE SUPPRESSION DU COMPTE
11.1. Procédure technique
Un membre de l’équipe autorisé à traiter les données personnelles et ayant un niveau d’accès spécial au système de gestion interne des comptes utilisateurs lance la procédure d’anonymisation des données personnelles à l’aide d’une série d’outils logiciels.
11.2. Données susceptibles d’être supprimées
- ID analytique, id de référence, affiliate id, ip adresse, appareil, statut en ligne, mot de passe, email, fb identifiant, google identifiant, twitter identifiant, mobile identifiant, avatar, âge, ville, pays, sexe, statut, niveau, inventaires, statistiques, galerie, portfeuille
11.3. Données à anonymiser
- Un nom d’utilisateur aléatoire est généré
11.4. Données susceptibles d’être conservées
- Données d’achat
- Données de participation aux jeux
- Données de participation au tchat et aux listes d’amis
- Données de participation aux classements
- Identifiant utilisateur
11.5. Notification de l’utilisateur
Après la suppression du compte de l’utilisateur et de ses données personnelles, un membre de notre équipe autorisé à traiter les données personnelles envoie une confirmation à l’e-mail officiel utilisé pour communiquer avec l’utilisateur en répondant à l’e-mail à partir duquel la demande de suppression a été envoyée, indiquant que le compte de l’utilisateur et ses données personnelles ont été supprimés de notre système.